個別会議で責任を共有し、組織の成長を促進する方法~職場での課題解決への一歩~

【2024/02/25 更新】大幅リライトしました

こんにちは、ハンズバリュー株式会社の経営コンサルタント、津名久ハナコです。
普段は、山形の美しい景色を自転車で楽しみながら通勤している私ですが、今日は職場でのコミュニケーションについて、少し真面目な話をさせてください。

私たちが直面する仕事の課題をどのように解決していくか、その一つの方法についてお話しします。

職場ではよく、目標達成に向けての挑戦がありますよね。
でも、時には思うようにいかないことも。そんな時、私たちはどうしても「自分のせいじゃない」と思いがちです。

今回は、この「責任の回避」から一歩踏み出し、「対話による解決」へとシフトすることの重要性について、私なりの視点で書かせていただきます。

特に、私が注目したいのは「対面式の個別会議」。
これが、どうして組織内の課題に効果的に対処できるのか、具体的な事例を交えてご紹介します。

■ 人間の責任回避の本能とその影響

人間は誰しも間違いを犯すことがあります。
しかし、私たちがどうしても避けたがるのが、その間違いを素直に認めること。

特に職場では、この「自分の過ちを認めたくない」という心理が、時に責任回避の行動へと繋がります。

例えば、毎月恒例の販促会議。
ここでは、目標達成に向けた様々な議論が交わされるわけですが、実際には目標が達成できなかった際に、「自分ではどうしようもない理由」が次々と挙げられます。

天変地異のような不可抗力を理由にすることもあれば、市場の変動や競合の動きなど、個々の事情によるものを挙げることも。

このように、自分の責任を他に転嫁することで、一時的には自己を守ることができます。
しかし、これが組織内で繰り返されると、次第に信頼関係が薄れ、上司や同僚との間に微妙な距離が生まれてしまいます。

特に、上司が部下の言い訳をただ咎めるだけでは、部下は表面上は従うかもしれませんが、心の中では反発を感じ、やる気や倫理観が低下してしまうことも。

さらに、販促会議では多くの場合、他者の報告を参考にすることが難しいという問題もあります。
一人ひとりのお客様にはそれぞれ異なる事情があり、他の人の成功事例が自分のケースにそのまま適用できるとは限りません。

そのため、会議での報告が形骸化し、言い訳の場になってしまうことも少なくありません。

このような状況では、会議が本来の目的を果たせず、むしろ逆効果になることも。
自分の過ちを認め、共に改善策を探ることが、組織として真に前進するための第一歩なのかもしれません。

■ 対面式の個別会議のメリット

さて、責任回避の傾向とそれに伴う問題点を振り返ったところで、次に考えるべきは解決策です。
私が提案したいのは、月次の販促会議を見直し、対面式の個別会議に切り替えること。
この方法には、いくつかの大きなメリットがあります。

まず第一に、個別会議では直接的なコミュニケーションが可能になります。
具体的な課題や対策について深く掘り下げることができ、その場で即座にフィードバックを得られるのです。
この対面式のダイナミクスは、責任の所在を明確にし、実行者に逃げ場を与えません。
つまり、成果が出なかった場合でも、その原因を明確にしやすくなり、より効率的な問題解決に繋がります。

また、個別会議では、社長自身が直接関与することが多くなります。
実行者は社長と共に問題を考え、解決策を模索する機会を持てます。
社長から直接アドバイスやヒントを受け取ることで、実行者はより具体的かつ実現可能な行動計画を立てやすくなります。
そして、この面談自体が実行者にとって心理的なサポートとなり、責任を共有しているという安心感を得られるのです。

さらに、個別会議では同僚や先輩の目を気にすることなく、オープンに話し合うことができます。
個々の実行者が自身の考えや提案をより自由に表現できるようになり、創造的な解決策が生まれやすくなります。

対面式の個別会議は、責任の所在を明確にし、実行者に具体的なアクションを促すだけでなく、社長と実行者の間のコミュニケーションを強化し、組織全体の信頼関係の構築にも寄与しますね。

メリットを踏まえると、個別会議の導入は、組織内の責任回避の文化を変革し、より健全で効率的な職場環境を実現するための有効な手段と言えるでしょう。

■ 成果と責任の明確化

個別会議の実施は、成果と責任の明確化に大きな役割を果たします。
社長が直接、具体的な対策を提案し、実行者がそれを実行に移しますね。
成果が出た場合は、その成果を生み出した行動や戦略を明確にすることができます。
組織内での成功事例として共有し、今後の取り組みに活かすことが可能となります。

一方で、期待した成果が得られなかった場合でも、その原因を具体的に特定しやすくなります。
対面式の個別会議では、実行された対策とその結果について深く掘り下げて検証することができるため、失敗の原因が社長の提案した対策にあるのか、それとも実行の過程に問題があったのかを明確にすることが可能。
責任の所在をはっきりさせることができます。

この責任の明確化は、組織全体の倫理観を高める効果があります。
従業員は、自分の行動が組織全体にどのような影響を与えるのかをより深く理解し、責任ある行動をとるようになります。

また、問題が発生した場合には、その原因を迅速に特定し、効果的な対策を講じることができるようになるため、組織の問題解決能力も向上します。

さらに、成果と責任の明確化は、組織内の信頼関係を強化します。
従業員と経営層が互いに責任を認識し、共に解決策を探求することで、相互理解と協力の精神が醸成されます。

個別会議を通じた対話は、組織の効率性と倫理観の向上に寄与し、より健全な職場環境の実現に貢献すると信じています。

■ まとめ

当ブログ記事を通じて伝えたかったことは、職場での課題に直面した際に、個々人が「責任を回避する」のではなく、「対話を通じて解決策を見出す」ことの重要性です。

特に、対面式の個別会議を取り入れることで、社長と従業員が直接対話し、共に問題を解決していくプロセスを強調しました。

私が自転車で通勤する際に感じる、山形の美しい景色のように、職場でも明るく前向きな変化を生み出すことができるのではないかと期待しています。

一見、小さな一歩かもしれませんが、個々の対話が組織全体の大きな成長に繋がります。
個別会議を通じて、責任の所在を明確にし、組織全体の倫理観と効率性を高めることができると信じています。

事業者の皆様にお伝えしたいのは、このような変革が新たな経営の視点を提供し、貴社のさらなる成長に繋がる可能性を秘めているということ。

個々の従業員の成長をサポートし、組織全体の能力を向上させることで、未来に向けた確かな価値を生み出すことができます。

職場での新たな一歩を踏み出すきっかけとなり、事業者の皆様にとって希望の光となれば幸いです。
私たち一人ひとりの小さな変革が、やがて大きな成果を生み出すことを心から願っています。

本日も良い学びを。
ハンズバリュー株式会社の津名久ハナコでした。

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経営コンサルタント@津名久はなこ サービス部
ハンズバリュー株式会社の経営コンサルタントです。 新卒からコンサルタントして修行中! 「心をつなぐ仕事」の信条に則り活動しています。 よろしくおねがいします。

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